Vertrauen Sie Ihrer Warenbeschaffungsabteilung

Chrome River bietet ein intuitives und dabei hochfunktionales  PURCHASE ORDER Modul, das in einer digitalen Plattform voll in Chrome River INVOICE integriert ist und Bestellanforderungen erstellt sowie die Weiterleitung und Freigabe organsiert. Sobald eine Anfrage freigegeben wird, wird diese in eine Bestellung umgewandelt, die direkt auf einen Anbieter ausgestellt werden und schließlich beim Rechnungsabgleich noch einmal geprüft werden kann. So können Sie sichergehen, dass Sie nur die Waren zahlen, die sie auch bestellt und erhalten haben.

Mit der Bestellanfragefunktion läuft alles immer nach Plan

Richten Sie das PURCHASE ORDER Modul ein, wenn Sie bei geplanten Ausgaben im Vorfeld zunächst eine Bestellanforderung und dann erst eine Freigabe bzw. Umwandlung in eine Bestellung durchführen möchten. PURCHASE ORDER ist eine Erweiterung zu Chrome River INVOICE, mit der Sie stets gelassen bleiben können, weil Sie wissen, dass der Endbenutzer ganz bequem und intuitiv auf einem Gerät seiner Wahl auf einer digitalen Plattform Bestellanforderungen und Bestellungen erledigen kann. PURCHASE ORDER bietet Ihnen einen konfigurierbaren Startbildschirm, von dem aus Bestellanforderungen und Einzelposten eingegeben werden können. Es können auch weitere Dokumente angehängt und Hinweise hinzugefügt werden, um die Anfrage zu komplettieren.

Chrome River PURCHASE ORDER screenshot

Bewilligungen ganz einfach verarbeiten

Nachdem die Bestellanfrage erstellt worden ist, wird diese nach flexiblen und passgenau auf Ihr Unternehmen konfigurierbaren Vorgaben weitergeleitet. Diese können nach Wahl z.B. nach Anbieter, buchhalterischen Daten, Datum, Summe, Art des Produkts bzw. der Dienstleistung eingestellt werden. Wird während des Bewilligungsprozesses spontan noch eine andere Person benötigt, die den Vorgang freigeben soll, kann diese ganz einfach hinzugefügt werden.

Es ist ganz einfach, eine Bestellanfrage und damit verbundene Dokumente mit Chrome River freizugeben: Bei allen Modulen erhalten Sie per E-Mail Nachrichten, die Sie auch über die derzeitigen Kapazitäten an Mitarbeitern, die Anfragen freigeben können, informieren. Der Eingabeprozess ist dabei ganz intuitiv und funktioniert auf allen Geräten und Apps gleich, so dass jeder gleich ohne zusätzliche Einführungen loslegen kann.

Volle Kontrolle und Einklang mit Ihren Richtlinien bei allen Bestellungen

Wir wissen, dass jedes Unternehmen eigene Vorgaben im Ausgabenbereich hat, die durchaus kompliziert sein können. Verschiedene Bestellanfragen können je nach Kostengrenzen oder Kategorie unterschiedliche Erklärungen, Details, und Bewilligungsvorgaben mit sich bringen. Die in Chrome River integrierten konfigurierbaren Business-Rule-Engines sorgen dafür, dass Ihre individuellen Unternehmensrichtlinien stets eingehalten werden. In Kombination mit der Freigabe-Funktion können Sie immer sicher sein, dass alle Anfragen, die in Bestellungen umgewandelt werden, vollständig und korrekt sind und nur noch an den Anbieter weitergeleitet werden müssen.

Vergleichen und Zuordnen leicht gemacht

Wenn Sie häufig Anbieterrechnungen erhalten, möchten Sie sicher sein, dass Sie nur das zahlen, was Sie auch wirklich bestellt und erhalten haben. Die in Chrome River PURCHASE ORDER erstellten Bestellungen werden bei Erhalt der Rechnung automatisch zugeordnet und in Chrome River INVOICE weiterverarbeitet. Kopfzeile und Einzelposten werden aus der Rechnung mit Hilfe von OCR VISION herausgelesen und zur Dokumentation in den Rechnungsordner kopiert.

Die in der Rechnung aufgeführten Beträge, Einzel- und Zusatzpreise sowie die Stückzahlen werden mit freigegebenen Bestellungen verglichen und zugeordnet. Rechnungen, die nicht genau bzw. innerhalb des kundenspezifischen Abgleichsystems zugeordnet werden können, können innerhalb des Systems an die zuständige Abteilung weitergeleitet (z.B. Einkauf, Warenerhalt) werden oder es wird eine Anfrage zum zwei- bzw. dreifachen Rechnungsabgleich gestellt.

Kostentransparenz und Analyse

Sie müssen in der Lage sein, Unternehmensentscheidungen aufgrund von Datenanalysen zu treffen, um so bessere Verträge mit Ihren Anbietern auszuhandeln. Mit  Chrome River ANALYTICS können die Abteilungen Beschaffungswesen und Finanzen detaillierte Ausgabeanalysen für die Bereiche Bestellungen und Rechnungen erstellen, um die Kosten im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen bei Verhandlungen mit Anbietern die bestmöglichen Vorteile und Nachlässe erzielt.

Dank automatisierter Bestellanfragen gibt Ihnen Chrome River PURCHASE ORDER volle Transparenz in die Vorgänge im Bereich Warenbeschaffung. Dies spart Ihnen im Vergleich zur manuellen Bearbeitung nicht nur in hohem Maße Kosten und Zeit, sondern gibt Ihnen wertvolle Informationen darüber, wie die Abteilung Beschaffungswesen innerhalb des ganzen Unternehmens agiert, und welche Ausgaben genau im Bereich Bestellung vorgesehen sind. Kurz, wir gewähren Ihnen Einblick in Ihre Kostensituation, die Papierberge niemals darstellen können. Kontaktieren Sie Chrome River heute noch, damit auch bei Ihnen bald unser Motto herrscht: Let Business Flow! 

Features

  • Erstellen Sie ganz einfach Bestellanfragen und Weiterleitungsoptionen zur Freigabe
  • Sorgen Sie mit unserem integrierten Business-Rule-Engine für die Einhaltung Ihrer Unternehmensrichtlinien
  • Wandeln Sie Bestellanfragen in freigegebene Bestellungen um
  • Übermitteln Sie bewilligte Bestellungen an den jeweiligen Anbieter
  • Vereinen Sie Ihre Bereiche Kreditorenbuchhaltung und Warenbeschaffung in einer einzigen, leicht bedienbaren Plattform
  • Nutzen Sie ANALYTICS und erhalten Sie wertvolle Einblicke in Ihre Ausgabensituation
Chrome River PURCHASE ORDER funktioniert ganz einfach und hat dafür gesorgt, dass wir unsere Ausgaben jetzt besser und genauer freigeben und zuordnen können und insgesamt einen viel besseren Einblick in die Kostensituation haben. Papierausdrucke gehören inzwischen der Vergangenheit an, und wir können uns endlich wichtigeren Aufgaben widmen. Nazir Tarraf Patria Investments

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Mehr Informationen finden Sie auf unserer englischen Homepage

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