Komplette Autorisierungs- und Genehmigungsfunktionen vor der Bestellung

Chrome River PURCHASE ORDER ist ein integriertes Modul, das direkt mit Chrome River INVOICE zusammenarbeitet. PURCHASE ORDER unterstützt den kompletten Autorisierungs- und Genehmigungsprozess vor der Bestellung.

Steuerung des Bestellprozesses

 

  • Bestellanforderung erstellen: Sie geben den Titel und die einzelnen Bestellpositionen elektronisch über konfigurierbare Eingabemasken ein und können Bilder und Notizen anhängen.
  • Bestellung weiterleiten: Basierend auf klaren und flexibel konfigurierbaren Regeln wird die Bestellanforderung an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Genehmigungsberechtigte können im Prozess weitere Personen hinzufügen oder die Bestellung einfach zurücksenden, um zusätzliche Informationen einzuholen. Die Weiterleitungsregeln für die Bestellung können auf jedem beliebigen Merkmal des Datensatzes basieren, beispielsweise Zulieferer, Sachkonto, Lieferdatum oder Bestellmenge. Die Genehmigungsberechtigten werden per E-Mail benachrichtigt. Sie können die Bestellung direkt aus der E-Mail oder nach dem Einloggen in die Anwendung freigeben oder zurückweisen.
  • Bestellung genehmigen: Wenn alle Regeln eingehalten und alle Genehmigungen eingeholt sind, wird die Bestellanforderung in eine gültige Bestellung umgewandelt. Diese kann zusammen mit einer vom System vergebenen, eindeutigen Bestellnummer per E-Mail an den Zulieferer gesendet werden.
  • Eingehende Rechnungen bearbeiten: Bei Erhalt der Rechnung kann der Anwender mit Chrome River INVOICE die dazugehörige Bestellung einsehen und alle Beträge aus dem Titel und den einzelnen Positionen der Bestellung in den Rechnungseintrag kopieren. Die Beträge im Rechnungseintrag können mit den tatsächlich in Rechnung gestellten Beträgen aktualisiert werden.
  • Rechnungen freigeben: Wenn die Rechnung zur Freigabe vorgelegt wird, werden die in Rechnung gestellten Beträge mit den in der Bestellung genehmigten Beträgen abgeglichen. Liegt das Ergebnis innerhalb der zulässigen Toleranz, kann die Rechnung zum Dreifachabgleich weitergeleitet werden. Rechnungen außerhalb der Toleranz können an eine zuständige Person zur weiteren Prüfung gesendet werden. Diese Funktion wird nahtlos vom Modul INVOICE übernommen. In diesem Modul können auch weitere Prozessschritte zum Genehmigungsworkflow hinzugefügt werden.

 

Bestellübersicht und -analyse

 

  • Ausführung der Bestellung: Chrome River verfolgt die im Rahmen einer Bestellung genehmigten und ausgegebenen Beträge. Mehrere Rechnungen können einer einzigen Bestellung zugeordnet werden.
  • Übersicht: Festgelegte Nutzer in Buchhaltung und Einkauf erhalten Zugriff auf ein gesondertes Modul für das Management von Bestellungen, damit sie diese im System überblicken und verwalten können.
  • Ausgabenanalyse: Mit Chrome River ANALYTICS kann das Controlling die Ausgaben aus allen Bestellungen und Rechnungen genau analysieren und so einen Beitrag zum Kostenmanagement leisten.

Berichtigung, elektronische Weiterleitung, Vorlagen und Export von Bestellungen

 

  • Freigabe berichtigter Bestellungen: Sie können eine Bestellung den Richtlinien Ihrer Organisation entsprechend berichtigen. Die überarbeitete Bestellung wird dann zur Freigabe weitergeleitet.
  • Elektronische Weiterleitung von Bestellungen: Sie können freigegebene Bestelldokumente direkt an die Zulieferer übermitteln.
  • Vorlagen für Bestellungen: Um Bestellanforderungen für häufig verwendete Artikel und Empfänger zu erstellen, können Sie Vorlagen verwenden.
  • Verfolgung des Wareneingangs: Nutzer können Daten zum Wareneingang einpflegen und diese den in Chrome River angelegten Bestellungen zuordnen. Dies erleichtert die Nachverfolgung.
  • Export von Bestellungen: Sie können die Daten genehmigter Bestellungen in Systeme von Drittanbietern exportieren.

 

PURCHASE ORDER ist ein integraler Bestandteil des Workflows für die automatisierte Rechnungsverarbeitung, der die Module PURCHASE ORDER, CAPTURE, INVOICE und PAYMENTS umfasst. Diese papierlose Lösung verschlankt Ihre Kreditorenbuchhaltung, macht Schluss mit manuellen Prozessen und stellt sicher, dass Ihr Unternehmen den vollen Nutzen aus Verhandlungen mit Zulieferern zieht. Und als Bonus finanziert der papierlose Prozess sich fast von selbst.

Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf. Finden Sie heraus, wie einfach Sie in Ihrem Bestellprozess und bei der Rechnungsverarbeitung Kosten sparen können. Chrome River INVOICE and PURCHASE ORDER let business flow.

Features

  • Erstellung von Bestellanforderungen
  • Weiterleitung von Bestellungen
  • Genehmigung von Bestellungen
  • Rechnungseingangsbearbeitung
  • Freigabeprozess
  • Ausgabenanalyse
Nach unserer Recherche unter Einbeziehung branchenführender Anbieter, haben wir uns für Chrome River entschieden, aufgrund ihrer Produktstrategie und der nachweislichen Erfahrung unserer Anwaltskanzlei. Sie verfügen über mehr als 25 Jahre Erfahrung mit Finanzsysteme von Kanzleien, die es ihnen ermöglicht, die richtige Funktionalität mit einem erfolgreichen Implementierungsmodell und professionellem Service zu liefern. Wir sind überzeugt, dass die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche bei unseren Anwälten gut ankommen wird und die Automatisierung die Effizienz in unserer Kanzlei steigern wird. Lee Williams Troutman Sanders
Wenn Sie immer noch Papier benutzen, kann ich Ihnen versichern, dass Chrome River Ihr Leben verändern wird! Sylverster Smith Sidley Austin LLP

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