Ayez confiance dans votre processus de procuration

Chrome River propose un module PURCHASE ORDER puissant et intuitif, complètement intégré à Chrome River INVOICE, sur une seule plateforme digitale, afin de créer des demandes d’achat avec des fonctionnalités de routage et de validation. Une fois approuvées, ces demandes sont converties en ordres d’achat qui peuvent être soumis aux fournisseurs et qui deviennent des factures. Vous êtes sûrs de payer uniquement pour les biens et les services ordonnés et reçus.

La tranquillité d’esprit avec l’autorisation des pré-achats

Utilisez le module PURCHASE ORDER pour créer des demandes d’achat avant autorisation puis pour la validation et la conversion en ordre d’achat. En complément de Chrome River INVOICE, PURCHASE ORDER vous laisse l’esprit tranquille : les utilisateurs finaux créent des demandes et des ordres d’achat sur une seule plateforme digitale, dans le cadre d’une expérience élégante et intuitive, sur l’appareil de leur choix. PURCHASE ORDER offre un écran d’accueil configurable, où l’on entre le titre de la demande ainsi que quelques détails. Il est possible de joindre de la documentation ou des notes pour une demande complète.

Chrome River PURCHASE ORDER screenshot

Des chaînes de validation facilitée

Une fois créée, la demande d’achat est dirigée selon des règles de routage flexibles et configurables selon les besoins de l’entreprise. Ces règles peuvent être créées sur la base des données des demandes d’achat, comme le fournisseur, les données de compte, la date, le montant, ce qui est demandé, etc… Les notifications sont envoyées aux valideurs, qui peuvent examiner, approuver, rejeter ou retourner un ordre d’achat pour correction. Les valideurs peuvent facilement attribuer de nouveaux valideurs durant le processus si un contrôle additionnel est nécessaire.

Approuver les demandes et les documents associés devient simple et constant avec Chrome River, grâce à des modules à notifications et un contrôle possible directement par email. Une expérience d’utilisation unique et intuitive permet aux valideurs d’approuver facilement sur tous les appareils et applications, sans avoir besoin de formation supplémentaire.

Le contrôle et la conformité des achats

Vous avez peut-être des politiques d’achat complexes. Différents types de demandes d’achat peuvent avoir besoin d’explications supplémentaires et de validations selon la catégorie de dépenses. Le moteur de règles intégré de Chrome River vous permet de configurer des règles pour que vous soyez sûrs que vos règles sont renforcées. En plus d’un système de validation, vous êtes certains que vos demandes sont converties en ordres d’achat : ils sont complets, corrects et prêts à être envoyés au fournisseur.

Des chiffres concordants

Quand les factures sont envoyées aux fournisseurs, vous voulez être sûrs de payer pour ce qui a été ordonné et reçu. Les ordres d’achats validés et créés dans Chrome River PURCHASE ORDER sont examinés avec la facture reçue et traitée dans Chrome River INVOICE. Le titre de la facture et sa description sont extraits de l’image de la facture par OCR VISION et copiés dans l’enregistrement de la facture.

Les montants facturés, les prix à l’unité et les quantités sont comparés et doivent correspondre aux montants des ordres d’achats approuvés. Les factures qui ne correspondent pas (soit exactement ou selon les tolérances spécifiques) peuvent être dirigées dans le système vers le destinataire adéquate, comme l’acheteur, le receveur ou le demandeur, afin d’effectuer un contrôle sur deux ou trois niveaux.

Visibilité et analyses des dépenses

Vous avez le pouvoir de générer des données pour affiner des décisions capitales ou négocier au mieux avec vos fournisseurs. Grâce à Chrome River ANALYTICS, les services financiers peuvent effectuer des analyses détaillées des dépenses parmi les archives des factures et des ordres d’achat, afin de gérer au mieux les coûts et assurer les meilleurs avantages à l’entreprise, ainsi que des réductions suite à des négociations avec les fournisseurs.

Chrome River PURCHASE ORDER apporte une visibilité sur les processus de procuration, en automatisant la création des ordres d’achat. Un gain de temps et d’argent significatif par rapport aux processus manuels. Cela donne aussi la possibilité à l’entreprise de voir où se situe le traitement de l’ordre d’achat, ainsi que les dépenses engagées par l’entreprise dans les ordres d’achat. Ce sont des donnés que vous ne pouvez simplement pas avoir parmi des tas de papiers sur un bureau. Contactez-nous pour découvrer comment Chrome River fluidifle les process.

Features

  • Créer facilement des ordres d’achat et des étapes de validation
  • Assurer la conformité avec la politique de l’entreprise grâce à un moteur de règles intégré
  • Convertir des demandes d’achat en ordres d’achat validés
  • Transmettre les ordres d’achat validés aux fournisseurs
  • Intégrer vos fonctions comptables et de procuration dans une plateforme unique et facile d’utilisation
  • Mettre en place ANALYTICS pour obtenir des données sur les dépenses
La fonctionnalité PURCHASE ORDER de Chrome River rend la validation, le suivi et la visibilité des dépenses plus faciles et plus précis. Nous sommes passés à l’examen de tonnes de copies à des activités plus valorisantes et stratégiques que nous ne pouvions pas faire auparavant. Nazir Tarraf Patria Investments

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