Untersuchungen zeigen, dass fünf Prozent der Angestellten wissentlich falsche oder überhöhte Reisekostenabrechnungen einreichen und damit im Durchschnitt ca. €2000 im Jahr zu Unrecht rückvergütet bekommen. Unternehmen können dem Reisekostenabrechnungsbetrug effektiv vorbeugen mit dem richtigen System am richtigen Ort.
Betrügerische Reisekostenabrechnungen kosten die Unternehmen alleine in den USA über 2,8 Milliarden US Dollar pro Jahr. Chrome River ermöglicht es die Durchsetzung von Richtlinien zu automatisieren. Somit müssen Reisende sicherstellen, dass ihre Ausgaben richtliniengetreu sind um diese einzureichen. Des weiteren kann Chrome River betrügerische Abrechnungen identifizieren und helfen diese zu eliminieren.
Durchsetzung der Richtlinien
Chrome Rivers flexible Business-Rules-Engine erlaubt es den Administratoren klare Parameter für die Einreichung von Rechnungen zu definieren, um so die Richtlinien durchzusetzen. Die unbegrenzte Konfigurabilität ermöglicht es Limits beliebig zu setzen, wenn nötig, sogar bis auf einen individuellen Nutzer. Diese Limits können darüber hinaus als “Soft-Limits” (Reisender muss eine Erklärung bereitstellen, bevor die Ausgabe anerkannt wird) oder “Harte-Limits” gestetzt werden, die die Ausgaben komplett blocken, wenn sie nicht richtlinienkonform sind. Das Automatisieren dieser Prozesse wird zudem die Spannungen zwischen Einreichenden und Genehmigenden deutlich reduzieren und verhindert unangenehme Diskussionen, denn die Software folgt stur und strikt den gegeben Richtlinien.
Betrugsprävention
Chrome River hat zahlreiche automatische Sicherheitsmechanismen errichtet, die dabei helfen Reisekostenabrechnungsbetrug zu reduzieren:
- Duplikatskontrolle: Stellt sicher, dass ein und dieselbe Rechnung nicht zweimal oder von zwei verschiedenen Personen eingereicht wird.
- Dynamische Genehmigungswege und Inline Audit: Legt Regeln fest, dass bestimmte Arten von Ausgaben automatisch bestimmte Genehmigungswege auslösen. So kann zum Beispiel bei Auslösung des Mechanismuses die Abrechnung zuerst an den Auditor gesendet werden und dann erst an den Approver. Den Möglichkeiten ist keine Grenze gesetzt.
- Credit Card Matching: Gleicht automatisch Kreditkartendaten mit Abrechnungen ab und bestimmt so zum Beispiel, ob die Beträge stimmen.
- Digitales Fahrtenbuch mit Google Maps: Das elektronische Fahrtenbuch mit Google Maps hilft dem Reisenden bei der Abrechnung von Fahrtkosten. Es zeigt die komplette Route und die Entfernung und macht es so auch dem Approver einfacher die gefahrenen Kilometer zu verifizieren.
- Analytics: Zum identifizieren von Trends und Anomalien, die auf Betrug hinweisen könnten.
Mit Chrome River können Sie ihr Unternehmen vor Reisekostenabrechnungsbetrug wirksam schützen und Richtlinien strikt, sauber und einfach durchsetzen.
Reibungslose Reisekostenabrechnung in einer High-Tech-Welt.