Reisekosten und Spesen machen in der Regel rund 10 Prozent des Gesamtbetriebsbudgets eines Unternehmens aus. Als Reisemanager setzen Sie alles daran, diese Kosten im Griff zu haben. Sie müssen nicht nur Mengenrabatte und Incentives mit Fluglinien, Hotels, Autovermietungen und anderen Anbietern aushandeln, sondern auch auf die Einhaltung der Reisekostenrichtlinien achten und dabei gleichzeitig die Mitarbeiter bei Laune halten. 

Reisemanager brauchen ein Reisekostenmanagementsystem, das es den Mitarbeitern leicht macht, Richtlinien einzuhalten. Bei der Beantragung von Vorabgenehmigungen erinnert das System sie immer wieder an die Richtlinien und lenkt so ihre Entscheidungen. Die Lösung muss den Mitarbeitern Arbeit abnehmen und nicht etwa neue aufbürden.

Transparente Reisekosten immer und überall

Transparente Reisekostenabrechnungen sind für Reiseabteilungen enorm wichtig, nicht nur, um das Budget im Auge zu behalten, sondern auch, um die Einhaltung der Richtlinien zu kontrollieren und zu gewährleisten. Da Finanzchefs zunehmend Rechenschaft verlangen, sind kontinuierliche Ausgabenanalysen und Berichte auf Abruf unerlässlich. Die moderne Reisekostenanalytik ist auch für die exakte Bestimmung der Kosten- und Buchungsvolumina essenziell, die man wiederum benötig, um bessere Verträge mit Hotels, Fluglinien und Autovermietungen auszuhandeln.

Auch unterwegs produktiv

Geschäftsreisende haben genug um die Ohren, da sollte die Reisekostenabrechnung keine zusätzliche Belastung darstellen. Moderne Reisekostenmanagementlösungen verursachen keinen Stress, sie bauen ihn eher ab. Schließlich sind sie global einsetzbar, verfügen über mobile Features und optimierte Funktionalitäten, die die Zufriedenheit von Geschäftsreisenden, die Compliance und die Produktivität steigern.

Über diese optimierten Funktionalitäten freuen sich auch die Leiter der Reise- und Personalabteilungen, wenn sie neuen Mitarbeitern die Kostenabrechnungslösung erklären. Denn die ideale Lösung sieht folgendermaßen aus:

  • Sie ist benutzerfreundlich und intuitiv
  • Sie erfordert keine Schulungen
  • Sie funktioniert auf jedem Gerät gleichermaßen
  • Sie erinnert die Mitarbeiter bei jeder Vorabgenehmigung oder Kostenabrechnung an die Richtlinien
  • Sie überzeugt Geschäftsreisende und achtet auf die Einhaltung der Richtlinien

Reisemanager müssen in Entscheidungen mit einbezogen werden

Reisekostenmanagementsysteme müssen sinnvoll für Buchhaltungen und Finanzabteilungen sein, bei denen intelligente Arbeitsabläufe nach betriebswirtschaftlicher Logik eine große Rolle spielen. Die gleichen Systeme müssen aber auch Reisemanager überzeugen, die bei einem Reisekostensystem ganz bestimmte Funktionalitäten benötigen:

  • Anteil regelkonformer und nicht regelkonformer Zahlungen/Transaktionen
  • Integration von Hotelrechnungen
  • Uber-Integration
  • Sabre-Integration
  • Amadeus-Integration
  • Slice-and-Dice von Reisekosten in Abteilungen, Standorten und Bereichen
  • Berichte auf Anfrage des Finanzchefs
  • Volumina und Ausgaben für eine bessere Verhandlungsgrundlage gegenüber Anbietern

Sich suchen eine Lösung für die Abrechnung von Reisekosten, die all diese Kriterien erfüllt? Sie haben sie schon gefunden: Chrome River. Chrome River lässt sich zudem an die ständigen Neuerungen bei Finanzsystemen, Online-Buchungstools, Firmenkartenprogrammen und Reisemanagementanbietern anpassen und bleibt somit eine Konstante, auf die sich Reisemanager jederzeit verlassen können. 

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