Marktstudien zeigen, dass Reisekosten und Spesen mit bis zu zwölf Prozent des Jahresumsatzes unter den indirekten Kosten von Kanzleien an zweiter Stelle stehen. Vielen Kanzleien mangelt es an strukturierten Prozessen für die Erfassung, Bearbeitung und den Abgleich ihrer dem Kunden berechenbaren Auslagen und Spesen, was zu erheblichen versteckten Kosten führt. „Let business flow“ mit Chrome River.
Welcome to The River.
Nicht die Weiterleitung eines Spesenberichts oder einer Rechnung von A über B nach C ist für Kanzleien eine Herausforderung, sondern die Umsetzung komplexer Business Rules in einen trotz zahlreicher Kostenstellen, Genehmigungsberechtigter und Compliance-Anforderungen effizienten Arbeitsablauf. Eine große Rolle spielen hier Vorabgenehmigungen, Firmen-Compliance, Kundenvereinbarungen, Genehmigungen von Fachleitern und Verwaltungsstellen, Audits, Steuergesetze und Kostenerstattung. Doch so komplex die Vorgaben auch sein mögen: „Let business flow“ mit Chrome River.
Für die einfachste Form des Workflows, nämlich die Weiterleitung elektronischer Dokumente gemäß festen Vorgaben, gibt es viele Anbieter. Chrome River ist jedoch der erste und einzige Spezialist für ein Reisekosten- und Spesenmanagement, das dank Business Rules zwischen Spesenart, Genehmigungsberechtigtem und Einhaltung der Compliance-Regeln des Kunden differenziert.
Unser Kernstück: die Business-Rules-Engine
Bei jeder Erfassung einer Ausgabe oder Rechnung wird die Einhaltung der Abrechnungsregeln überprüft und beim Abschicken des erfassten Dokuments legt die Rules-Engine seinen weiteren Weg fest. Die Business Rules selbst können kundenspezifisch festgelegt und bei Änderung der Geschäftspolitik oder -strategie entsprechend angepasst werden. Anwaltskanzleien formulieren ihre Business Rules häufig besonders kompliziert – dieser Herausforderung stellen wir uns mit einer Business-Rules-Engine, die unbegrenzt konfigurierbar ist, egal wie viele Bereiche, Einheiten, Abteilungen, Kunden und Mitarbeiter Ihr Unternehmen hat.
Mobile Lösungen für Ihre Kanzlei
Als Rechtsanwälte sind Sie und Ihre Partner täglich für Ihre Klienten im Einsatz, und auch Ihre Finanzabteilung arbeitet viel mit Smartphone und Tablets von unterwegs. Unsere Benutzeroberfläche ist da ein echter Wettbewerbsvorteil: Reisekostenabrechnung, -eingabe und -genehmigung, automatische Rechnungsbearbeitung einschließlich Bestellnummernabgleich und elektronischer Zahlungsverkehr – all das lässt sich bei Chrome River von überall aus erledigen.
Dazu gehört natürlich auch die bewährte Snap&Send-Belegerfassung: Fotografieren Sie Ihre Taxiquittung oder Restaurantrechnung ganz einfach mit dem Smartphone oder dem Tablet, noch im Taxi oder bei Tisch, und senden Sie sie an Ihr Chrome-River-Konto. Schon kann die Auslage Ihrer Reisekostenabrechnung hinzugefügt werden.
Auch die Sicherheit unserer Webapplikation wird von Kanzleien sehr geschätzt. Empfindliche Daten speichert Chrome River nämlich niemals auf dem Endgerät, sodass Ihre Bank- und Kreditkartendaten auch bei Verlust oder Diebstahl immer geschützt sind.
Auf jedem Desktop-PC wie auch allen übrigen Endgeräten steht Chrome River Ihnen stets mit allen Funktionen und Leistungsmerkmalen zur Verfügung. Der Wechsel vom Desktop zum Smartphone beispielsweise erfordert also keine besondere Schulung, und Ihre IT braucht über die Endgeräte und Zugriffsrechte ihrer Mitarbeiter erst gar nicht Buch zu führen. An die IT-Fragen können Sie einen Haken machen!
Verrechenbare und nicht verrechenbare Kosten in einer Abrechnung
Ein klarer Vorteil der Chrome-River-Lösung ist, dass Sie für die Reisekosten, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen können, keine getrennte Abrechnung schreiben müssen, sondern alle Kosten in einem Dokument zusammenfassen können. Sie reichen eine einzige Abrechnung ein – und die Business-Rules-Engine von Chrome River erledigt den Rest. Die Identität des Kunden, seine Compliance-Regeln und der für ihn definierte Genehmigungsweg werden Zeile für Zeile kontrolliert, und natürlich „weiß“ Chrome River, wenn der zuständige Genehmigungsberechtigte in Urlaub ist und wer ihn vertritt.
Deshalb werden verrechenbare und nicht verrechenbare Positionen mit verschiedenen Genehmigungswegen nach Abschicken der Abrechnung auch getrennt bearbeitet, sodass die Rechnungstellung an den Kunden sowie die Kostenerstattung rechtzeitig erfolgen.
Auch die Aufteilung von Spesen auf mehrere Kostenstellen erfolgt intuitiv. Der Nutzer kann zu jeder einzelnen Position eine Beschreibung hinzufügen und durch die übersichtliche Abrechnung den Genehmigungsprozess beschleunigen.
Lösungen für Kanzleien mit internationalem Kundenstamm
Ein durchschnittlicher Kunde von Chrome River hat in mindestens 20 Ländern Niederlassungen, pflegt mehrere Hauptbücher, betreibt sein Geschäft in vielen Sprachen und achtet streng darauf, lokale Vorschriften in seinem Unternehmen einzuhalten. Das erfordert ein weltweit einsetzbares, mehrsprachiges Reisekostenmanagement für eine Vielzahl von Mehrwertsteuersätzen, Währungen, Tagespauschalen und Steuergesetzgebungen. Chrome River unterstützt 183 Währungen und 40 Steuergesetzgebungen. So können Ihre Mitarbeiter den Wechselkurs vergessen und sich auf ihren eigentlichen Job konzentrieren.
Vorsicht statt Nachsicht
Spesenbetrug trifft nicht nur Großunternehmen, sondern ist auch Thema für staatliche Stellen und Anwaltskanzleien. Sie brauchen ein intelligentes Auditing zur Abwehr von Spesenbetrug – Chrome River AUDIT ermöglicht deshalb Zweitprüfungen zur Erkennung von Betrugsversuchen und Fehlern und hilft so, Betrugsfälle zu verhindern.
Weniger Klicks und Fehler dank Datenintegration
Vertreter stehen beim Erstellen von Reisekostenabrechnungen oft unter Zeitdruck. Mit unserer Lösung lassen sich Ausgaben durch Drag&Drop direkt vom Auszug der Firmenkreditkarte in die Reisekostenabrechnung übernehmen und Uber-Fahrten direkt eintippen. Die nahtlose Integration mit Elite und Aderant erspart Finanzabteilungen zeitaufwändige manuelle Eingaben. Zur Verrechnung der Mehrwertsteuer ist Chrome River außerdem an Firmenkreditkarten-Programme, Buchungsplattformen, Reiseanbieter wie Altour und Ultramar sowie Reisetechnologien wie Meridian oder Quipsound angebunden. Ihre Kanzlei ist damit nie allein auf eine Liste autorisierter Anbieter angewiesen, vielmehr haben wir immer das Wachstum und die Bedarfsentwicklung Ihres Unternehmens im Auge.
Rechtsanwälte lieben Chrome River
Viele Kanzleien vertrauen bei der Wahl ihrer Reisekostensoftware bereits auf Chrome River – und sind als begeisterte Kunden unsere beste Referenz. 80 Prozent der AmLaw-200- und 65 Prozent der Global100-Kanzleien setzen auf Chrome River. Lesen Sie unsere Fallstudien und entnehmen Sie unseren Kundenstimmen, warum unsere Kunden so zufrieden sind: „Let business flow“ mit Chrome River.
Nach unserer Recherche unter Einbeziehung branchenführender Anbieter, haben wir uns für Chrome River entschieden, aufgrund ihrer Produktstrategie und der nachweislichen Erfahrung unserer Anwaltskanzlei. Sie verfügen über mehr als 25 Jahre Erfahrung mit Finanzsysteme von Kanzleien, die es ihnen ermöglicht, die richtige Funktionalität mit einem erfolgreichen Implementierungsmodell und professionellem Service zu liefern. Wir sind überzeugt, dass die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche bei unseren Anwälten gut ankommen wird und die Automatisierung die Effizienz in unserer Kanzlei steigern wird.