Was uns das Reisekostenmanagement im Jahr 2018 (und darüber hinaus) bringen wird

Zu Jahresbeginn wird oft darüber geschrieben, was das kommende Jahr wohl alles bringen wird. Meist geht es um interessante, kurzfristige Trends, aber selten um größere Entwicklungen auf der Makroebene und deren mögliche Auswirkungen auf eine Branche.

Vor diesem Hintergrund möchte ich einige wichtige Themen näher beleuchten, von denen ich annehme, dass sie die Reisekostenbranche beeinflussen werden, und zwar nicht nur in den nächsten 12 Monaten, sondern über Jahre hinweg. Diese und nächste Woche bespreche ich fünf wichtige Trends, die sich auf die Reisekostenbranche auswirken werden.

Firmenkreditkarten gelten weiterhin verstärkt als essenzielles Betrugsbekämpfungsmittel

Spesenbetrug ist nach wie vor ein großes Problem in vielen Organisationen, vor allem da er weitgehend unentdeckt bleibt. Laut einer Umfrage, für die wir Anfang des Jahres 100 Finanzchefs befragt haben, betrachten 58 Prozent unentdeckten Betrug als großes Problem, wohingegen nur 3 Prozent sich deshalb keine Sorgen machen.

Reisekostenmanagementlösungen können zwar einen Großteil der Betrugsfälle ausmerzen, aber auch die ausgefeiltesten Lösungen lassen sich unter Umständen von gewieften Mitarbeitern austricksen. So kommt es häufig vor, dass ein Mitarbeiter etwas kauft, die Rückerstattung dafür erhält und dann die Ware zurückgibt. Das kann alle möglichen Gründe haben, zum Beispiel weil zu viel Büromaterial bestellt wurde oder ein teures gegen ein günstigeres Flugticket eingetauscht wird.

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Die obligatorische Verwendung von Firmenkarten eliminiert das Betrugspotenzial aus zwei wichtigen Gründen. Zum einen ermöglicht sie einen hundertprozentig genauen Abgleich von Ausgaben (und Erstattungen). Dies verhindert nicht nur Rückerstattungen für bereits zurückgegebene Waren, sondern setzt auch dem Trinkgeldbetrug ein Ende (wenn ein Beleg z.B. ein Trinkgeld von 20 Prozent ausweist, der Mitarbeiter aber tatsächlich nur 5 Prozent gegeben hat). Außerdem erhalten die Mitarbeiter keine Erstattungen in bar, wenn sie Firmenkarten verwenden, sodass auch hier kein Betrug möglich ist.

Aufgrund der kombinierten Betrugspräventionsmöglichkeiten durch Reisekostenlösung und Firmenkarte rechne ich mit der weiteren Verbreitung von Firmenkarten, insbesondere durch die zunehmende Verwendung von virtuellen Karten.

Bei Reisekostenabrechnungen geht es mittlerweile mehr um Ausgabenoptimierung als um Kontrolle und Compliance

Innovationen im Bereich Reisekosten- und Spesenmanagement haben in der Vergangenheit vor allem Kostenkontrolle und Compliance betroffen – also die Minimierung der mit der Einreichung, Genehmigung und Erstattung verbundenen Zeit (und damit der Kosten) sowie die Optimierung der Reisekosten durch eine konsequentere Durchsetzung der Richtlinien. Meiner Meinung nach lohnt es sich immer weniger, diese beiden Aspekte weiter zu optimieren. Mit komplexer optischer Zeichenerkennung (OCR) und intelligenten Business Rules wurde der Einreichungs- und Genehmigungsprozess erheblich verschlankt, sodass es hier nicht mehr viele Verbesserungsmöglichkeiten gibt. Zudem haben viele Unternehmen ihre Reisekosten bereits soweit optimiert, dass sie nur noch Einsparungen erzielen könnten, wenn sie eine Verschlechterung des Standards in Kauf nähmen.

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Daher gibt es meiner Meinung nach in Zukunft neue Anforderungen an die Optimierung der Ausgaben durch Reisekostenlösungen: Anstatt die Ausgaben zu senken, dafür zu sorgen, dass die Reisekosten der Mitarbeiter zu den gewünschten Geschäftsergebnissen führen. Den ersten Schritt in diese Richtung haben wir letztes Jahr mit der Einführung von Chrome River PROSPER gemacht. Mit PROSPER können Vertriebsabteilungen Ausgaben problemlos in ihren CRM-Lösungen bestehenden und potenziellen Kunden sowie bestimmten Gelegenheiten zuordnen, um wirkungsvoller zu ermitteln, welchen Umsatz eine Ausgabe generiert hat. Auf Grundlage dieser Informationen können Vertriebs- und Finanzchefs fundierter Budgets planen und darüber entscheiden, in welchen Bereichen sie mehr investieren möchten.

Da es immer bessere Analytikfähigkeiten im Bereich Reisekosten gibt und Reise- und Finanzabteilungen immer besser über Ausgaben und deren Resultate informiert sind, bin ich davon überzeugt, dass wir in diesem Bereich umfassende Innovationen erleben werden.

Nächste Woche beschäftigen wir uns an dieser Stelle unter anderem mit maschinellem Lernen und der Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen.