OKI Europe
OKI Europe brauchte eine moderne anpassungsfähige Unternehmenslösung, um das komplizierte Reisekostenmanagement in der gesamten EMEA-Region zu vereinfachen.
Branche:
Produktion
Mitarbeitende:
Ca. 500
Service:
EXPENSE

Die Herausforderung

OKI Europe ist ein führendes Unternehmen im Bereich Business-Technologie, dessen Reisekostenmanagement allerdings nicht auf die Bedürfnisse einer modernen Firma zugeschnitten war. So war etwa kein zentrales System für die Reisekostenabwicklung vorhanden, stattdessen wendeten die einzelnen OKI-Büros in der gesamten EMEA-Region verschiedene Richtlinien und (hauptsächlich manuelle) Vorgehensweisen an, für die über 250 RW-Kontenschlüssel in Gebrauch waren. 

Somit war es dem Unternehmen nicht möglich, seine Kosten für die EMEA-Region zentral zu managen und genau zu analysieren. Die Reisekostenerstattung dauerte in der Regel drei Wochen oder länger.

Wir können jetzt viel effizienter arbeiten! Mit Chrome River konnten wir unsere Kosten um 20% senken und unsere Geschäftsreisenden bekommen nun 70% schneller ihre Auslagen erstattet.

Albert Kupfer,
Leiter Finanzen & Verwaltung EMEA

Übersicht

OKI Europe Ltd gehört zur OKI Data Corporation, einem internationalen Business-to-Business Unternehmen und Pionier in Sachen digitaler LED-Drucker-Technologie. Mit kompakten, leistungsfähigen Spitzenprodukten und passgenauen Lösungen können Kunden professionelle und qualitativ hochwertige Druckprodukte im eigenen Haus erstellen. 

Die Lösung von Chrome River

Nach eingehender Überlegung fiel die Wahl auf Chrome River, weil hier weltweite Vorgaben berücksichtigt werden - etwa die unterschiedlichen Arten der Mehrwertsteuererstattung für zahlreiche europäische Länder (darunter Deutschland, Großbritannien und Frankreich) und auch die Vereinigten Arabischen Emirate. Begeistert war das OKI-Team auch vom Chrome River Kundenservice, der auch den komplexesten Anforderungen über Grenzen hinaus gerecht wird.

Für OKI Europe war Chrome River eine zeitgemäße, flexible und bequeme Lösung. Besonders angetan war man von den mobilen Funktionen, dem System zur Rechnungslegung sowie eigens definierbaren Funktionen, mit denen Administratoren selbst Regeln aufstellen und aktualisieren können. 

Chrome River ist modern, global und erfüllt anspruchsvollste Bedürfnisse.

Albert Kupfer,
Leiter Finanzen & Verwaltung EMEA

Die Ergebnisse

Gemeinsam mit den Experten von Chrome River hat das OKI Europe Finanzteam seine Unternehmensregeln rationalisiert und über 250 RW-Kontenschlüssel auf rund 80 Standardschlüssel verringert. Diese werden nun an allen EMEA-Standorten genutzt. Außerdem wurden länderspezifische Tagespauschalenberechnungen erstellt—selbst für die kompliziertesten Anwendungsfälle, wie sie z. B. in Deutschland vorkommen.

Mit diesem System kann das Finanzteam jetzt die Ausgabensituation im gesamten EMEA-Raum überblicken. Budgets lassen sich genauer planen und kostenintensive Bereiche besser erkennen—das spart 20% der Kosten ein. Führungskräfte haben zudem bessere Einblicke in das Ausgabeverhalten ihrer Mitarbeiter, und dank automatischer Weiterleitung, Vorabgenehmigung und mobilen Freigabeoptionen ist die Reisekostenerstattung schnell und einfach. Geschäftsreisende bekommen inzwischen 70% schneller ihre Auslagen erstattet—in einer Woche statt drei.

Unterwegs genießt das Team von OKI Europe zudem die intuitive Bedienung von Chrome River. Man kann nun ganz einfach mit seinem mobilen Gerät Fotos der Belege machen, aus denen die Details per OCR-Technologie herausgelesen werden und so Quittungen bequem von unterwegs einreichen. Das spart Zeit und jede Menge lästigen Papierkram.

Warum Chrome River

OKI Europe setzt auf Chrome River: Ein globales Unternehmen mit intuitivem Design und hochentwickelten Funktionen für die Rechnungslegung. 

  • Rationelle Reisekostenabwicklung und Mehrwertsteuererstattung: 70% schnellere Kostenerstattung
  • Zentralisierte Reisekostendaten und festgelegte Kostenbereiche: Effizienteres Arbeiten und Kostensenkung (EMEA) um 20%
  • Standarisierte Routing-Regeln und RW-Kontenschlüssel: 70% weniger Kontenschlüssel
  • Verbessertes Nutzererlebnis: zeitsparende mobile Funktionen und OCR-Technologie

Mehr Informationen finden Sie auf unserer englischen Homepage

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