Entscheidungskriterien für ein globales Reisekostenmanagement

Jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen an eine Lösung für das Reisekostenmanagement: Branchenspezifische Vorschriften müssen ebenso eingehalten werden wie die internen Genehmigungswege. Besonders komplex sind die Anforderungen an das Reisekostenmanagement in Unternehmen, die weltweit tätig sind.

Internationale Unternehmen müssen nicht nur sicherstellen, dass ihre Lösung effektiv den Erfordernissen der Geschäftsreisenden gerecht wird, noch wichtiger ist, dass das System die Anforderungen erfüllt, die eine globale Finanzabteilung mit sich bringt. Aufgrund dieser Komplexität eignen sich nur wenige Lösungen für das Reisekostenmanagement in multinationalen Organisationen. Eine schlechte Wahl könnte für Ihr Unternehmen einen erheblichen Nachteil bedeuten.

Wenn Ihr Unternehmen plant, eine globale Lösung für das Reisekostenmanagement einzuführen, sollten Sie dabei die folgende Punkte besonders beachten:

1. Unterstützung der Sprachen Ihrer Anwender

Die meisten Führungskräfte in internationalen Positionen verfügen zumindest über gute Kenntnisse in Englisch oder einer weiteren verbreiteten westeuropäischen Sprache. Haben Unternehmen jedoch eine große Zahl nicht leitender Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, können nicht in gleichem Maße Fremdsprachenkenntnisse vorausgesetzt werden. Wenn diese Mitarbeiter ebenfalls Reisekostenabrechnungen einreichen müssen, empfiehlt sich eine Lösung, die viele Sprachen unterstützt.

Wenn keine Lösung in allen Sprachen verfügbar ist, die Ihr Unternehmen benötigt, lohnt es sich herauszufinden, ob der Anbieter diese Sprachen hinzufügen kann, wie lange dies dauert und wie viel es kostet.

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2. Unterstützung internationaler Anforderungen bei Steuern und Compliance

Von der Kostenerstattung für Fahrten mit dem privaten PKW über die Mehrwertsteuer bis hin zur Aufbewahrungspflicht für Belege: Die Anzahl der Variablen, die eine globale Lösung für das Reisekostenmanagement im Griff haben muss, ist beinahe unbegrenzt. Werden die Anforderungen und Vorschriften nicht erfüllt, führt das im besten Fall zu unkorrekten Erstattungen. Im schlimmsten Fall kann sich ein Unternehmen mit erheblichen Haftungsfragen konfrontiert sehen. Die internen Buchhaltungsteams kennen diese Anforderungen wahrscheinlich für die wichtigsten Länder, aber man kann das nicht für jedes Land erwarten, in dem ein Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt. Wie kann Ihre Lösung für das Reisekostenmanagement diese Prozesse automatisieren, und welche Unterstützung kann der Anbieter dieser Lösung bieten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen nicht gegen die Einhaltung von Vorschriften verstößt?

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3. Immer und überall verfügbar

Die meisten modernen Lösungen für das Reisekostenmanagement sind in irgendeiner Form mobilgerätetauglich, damit Reisende ihre Ausgaben von unterwegs erfassen können. Globale Unternehmen müssen jedoch nicht nur die technische Infrastruktur in ihrem Heimatland, sondern überall auf der Welt bedenken: Netzwerkgeschwindigkeiten können stark variieren, und Benutzer in weniger entwickelten Regionen verfügen möglicherweise über Mobiltelefone mit wesentlich geringerer Leistung als die neuesten iPhone- oder Galaxy-Modelle. Das führt dazu, dass die Nutzererfahrung für einen großen Teil Ihres Teams möglicherweise alles andere als optimal ist. Abhilfe schafft hier eine Lösung, die darauf ausgelegt ist, unabhängig von Plattform und Betriebssystem mit Hilfe einer webbasierten Anwendung zu funktionieren.  Eine Webanwendung ist im Vergleich zu einer nativen App auch dann besonders vorteilhaft, wenn Sie in Ihrem Unternehmen über eine BYOD-Richtlinie (bring your own device) verfügen.

4. Integration in vorhandene Lösungen für das Finanz- und Reisemanagement

Nur wenige Unternehmen verwenden in allen Ländern eine einzige ERP-Lösung. Aufgrund, regionaler Unterschiede verfügen sie in der Regel auch nicht über einen einzigen Reiseanbieter für alle Länder. Aus diesem Grund muss eine Lösung für das automatisierte Reisekostenmanagement so flexibel sein, dass sie eine effektive Integration mit vorhandenen Lösungen im Bereich Finanzen und Reisen sowie mit Ihren lokalen Partnern ermöglicht. Fragen Sie Ihre Anbieter, wie sie mit bestehenden Lösungen zusammenarbeiten können und ob ihre Software die Daten von Reiseanbietern auf der ganzen Welt verarbeiten kann.

5. Schulung der Endnutzer

Die Schulung von Endnutzern und der laufende Support von Softwarelösungen stellen globale Unternehmen mit verstreuter Belegschaft oft vor erhebliche Herausforderungen.

Viele Softwarelösungen, beispielsweise Programme für die Buchhaltung, werden nur von einigen wenigen Mitarbeitern im Unternehmen bedient. Lösungen für das Reisekostenmanagement werden dagegen von zahlreichen Mitarbeitern überall im Unternehmen genutzt. Schulungen an allen Standorten in jedem einzelnen Land durchzuführen, ist aufwändig. Fehlende Schulung führt daher oftmals zu geringer Akzeptanz, einer großen Zahl von Support-Anfragen und allgemeiner Unzufriedenheit. Deshalb müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Lösung für das Reisekostenmanagement leicht zu bedienen ist und dass es für Power-User im gesamten Unternehmen einfach ist, kleinere Teams zu schulen.

Diese Liste von Themen, die Sie mit Ihren potenziellen Anbietern für eine Reisekostenlösung besprechen sollten, erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie bietet jedoch einen Überblick über die wichtigsten Überlegungen, die globale Unternehmen bei der Auswahl ihres Anbieters anstellen sollten.

Weitere Informationen zu einigen dieser Fragestellungen und dazu, wie Chrome River globalen Unternehmen dabei helfen kann, Ihr Reisekostenmanagement zu optimieren, finden Sie im kostenlosen Leitfaden Spezielle Anforderungen an das Reiskostenmanagement in globalen Organisationen.